Ulkoistettujen toimintojen priorisointi on monille yrityksille vaikeaa. Kenelläkään ei ole kivaa, jos lavuaarissa on meetvursti. Quru Blog.

Kun aikansa pyörii asiakasrajapinnassa ja seuraa verkkoprojektien etenemistä, huomaa tiettyjä toistuvia ilmiöitä. Niistä voi sitten vaikka kirjoittaa firman blogiin. Tässä taas yksi.

Ulkoistettujen toimintojen ohjaaminen on vaikeaa

Erityistaitoja ja teknistä asiantuntemusta vaativien tehtävien ulkoistaminen on useimmiten hyvä idea, mutta vaatii ostavalta firmalta osaamista, jota organisaatiosta ei välttämättä aina löydy.

Kun monet eri pyynnöt taistelevat samoista resursseista, jonkun pitäisi ottaa kantaa tärkeysjärjestykseen bisneksen kasvattamisen näkökulmasta. Maksavan asiakkaan kannalta haastavaa tässä kaikessa on se, että pystyäkseen väittelemään asioiden toteutusjärjestyksestä, pitää itse ymmärtää asioista riittävästi.

Otetaan esimerkiksi vaikkapa yrityksen verkkosivujen uudistaminen ja hakukoneoptimointi. Uudet verkkosivut tai verkkokaupan päivittäminen on iso projekti, jossa on mukana suunnittelua, toteutusta ja markkinointia. Verkkosivujen rakentamisesta ja päivittämisestä vastaavalle tekniselle kumppanille sataakin pyyntöjä monesta suunnasta. Hakukoneoptimointia koskee niistä osa, mutta mikä on asioiden tärkeysjärjestys?

Onko 301:sten tarkistus tärkeämpää kuin verkkokaupan uuden maksusivun tekeminen? Pitäisikö kuvien optimointi tehdä ensin vai vasta etusivun menun päivityksen jälkeen? Structured data, nyt vai myöhemmin? Sanopa se.

Päättääkö verkkoliiketoimintasi prioriteeteista tekninen kumppani?

On vaikeaa väittää vastaan, jos teknisen asiantuntijan perusteluista ei ymmärrä mitään. Siellä oli taas meetvursti lavuaarissa, kuten eräs vanha kollegani aikoinaan sanoi IT-tuen kanssa keskusteltuaan (ne olivat kuulemma ainoat kaksi sivistyssanaa, jotka hän tunsi). Se on edelleenkin erinomainen ilmaisu kuvaamaan tilannetta, jossa asiat eivät etene ja selityksenä on jokin käsittämätön tekninen syy.

Jos projekti ei ole tilaajalla lapasessa, lopputulos on usein, että tekninen toimittaja päättää missä järjestyksessä asiat toteutetaan. Jos niin käy, päätöksenteon pohjana eivät ole myynnin kasvattaminen ja voiton maksimointi vaan tekniset ratkaisut. Syyt ovat inhimillisiä.

1)   Toimittaja tekee mieluummin mitä parhaiten osaa. Jos ei oikein ymmärrä mistä jossakin uudessa vaatimuksessa on kyse, on valitettavan helppo priorisoida sitä mitä on tehty ennekin. Hankalat asiat jäävät tekemättä.

2)   Toimittaja tekee ensin sen mikä on helppo fiksata. Näin saadaan asioita nopeasti pois listalta ja kaikille mukava harha siitä, että asiat etenevät. Muut asiat laitetaan työjonoon. Hankalat asiat jäävät tekemättä.

Hankalien asioiden lykkääminen tulevaisuuteen voi tehdä projektista leppoisamman, mutta liiketoiminnan kannalta tilanne ei tietenkään ole optimaalinen. Tarvitaan managerin päätöksiä.

Partnereiden välille pitää rakentaa toimiva yhteistyömalli

Partnereiden työn koordinointi vaatii työn tilaajalta määrätietoisuutta ja viitseliäisyyttä. Se on nykypäivän liiketoimintaosaamista, johon yritysten pitää panostaa.

Pitää ottaa selvää. Pitää uskaltaa kysyä ja epäillä ja esittää tyhmiä kysymyksiä. Välillä pitää myöntää, ettei tiedä, ja vaatia parempia selityksiä, jos ei ymmärrä.

Mitään yksiselitteistä tapaa koordinoida oikein ei ole. Joskus monen toimiston ohjaaminen vaatii ostajalta rautaista otetta, joskus on parasta antaa kumppanien keskenään sopia. Toisinaan on hyvä antaa jollekin luottoalihankkijalle päävastuu ja valta päättää keskenään kilpailevien tehtävien tärkeysjärjestyksestä. Eri tapoja kokeilemalla löytyy se oikea. Pääasia on, että jostakin löytyy yksi selkeä paikka, jossa sovitetaan yhteen bisneksen vaatimukset ja tekniikan rajoitukset.

Oli malli mikä tahansa, ongelmat kannattaa ottaa käsittelyyn heti. Yksi on nimittäin varmaa: kenelläkään ei ole kivaa, jos lavuaarissa on meetvursti.

[planning]