Raporttiähky on yleistyvä ammattitauti. Siinä sähköposti täyttyy huolella kasatuista raporteista ja automaattisista yhteenvedoista, joita kenelläkään ei ole aikaa lukea. Pitkälle edennyt raporttiähky vie koko organisaatiolta aikaa epäolennaisuuksiin ja estää tiedon tehokkaan hyödyntämisen päätöksenteossa.

Kaupallinen tutkimus eroaa selvästi akateemisesta, mutta taudin syy molemmissa leireissä samankaltainen: data ei muutu tiedoksi itsestään. Ongelma ei ole datan määrä, vaan se, että data on valjastettu huonosti palvelemaan tarkoitustaan. Mitä enemmän dataa on, sitä jämäkämmin sitä on johdettava.

Jos sähköposti täyttyy raporteista, joita kukaan ei lue, diagnoosi on raporttiähky.

Diagnoosi 

Vaikka raporttiähky on lamauttava tauti, ei paniikkiin ei ole syytä. Sairaus on nykymenetelmin täysin hoidettavissa ja ennuste on hyvä, mikäli diagnoosi tehdään ajoissa. Yksinkertainen tapa kartoittaa omaa mahdollista raporttien ongelmakäyttöä on kysyä itseltään neljä kysymystä:

  • Pullistelevatko organisaationi sähköpostit ja intrat raporteista, joiden lukemiseen ei kenelläkään riitä aikaa? Vanhan säännön mukaan datan raportointiin – siis tulosten kasaamiseen – tulisi käyttää firman tasolla käytettävissä olevasta ajasta 20 % ja analysointiin 80 %. Raporttiähkyn terminaalivaiheessa jälkimmäinen jää usein kokonaan tekemättä, ja hyödyttömien raporttien luominen on muuttunut itseisarvoksi.
  • Johtavatko raportit käytännön toimintaan? Raporttiähkyssä keskeistä on, että yhteenvedot kertovat parhaimmillaankin vain sen, miten me pärjäsimme, mutta eivät sitä, mitä seuraavaksi pitäisi tehdä.
  • Kuinka paljon tuloksista kiinnostuneita henkilöitä organisaatiossani on? Jos vain muutama ihminen lukee raportteja tai ehdottaa niihin parannuksia, on todennäköistä, ettei tietoa oikeasti käytetä päivittäisessä työssä tai sen johtamisessa. Päätökset perustuvat mutuun ja data on olemassa vain siksi, että päätösten tekijät voivat halutessan lihavoida sieltä omaa fiilistään tukevat rivit.
  • Tuntuuko siltä, että dataa on niin paljon, ettei olennainen erotu? Jos kukaan ei ole pohtinut, mitä mittareita oikeasti kannattaa seurata, katoavat rusinat lopullisesti pullamössöön.

Hoito

Raporttiähkyn hoito on parasta aloittaa asianmukaisella matokuurilla. Lopetetaan kyseenalaisten raporttien lähetys ja katsotaan, kaipaako niitä kukaan.

Ennen kuin yhtään raporttia lähetetään, pitää organisaatiolla olla yhteinen ja selkeä käsitys siitä, mihin liiketoimintaa ollaan viemässä. Mitkä ovat yrityksen tärkeimmät liiketoiminnalliset tavoitteet ja miten niitä mitataan? Kuka tietoa tarvitsee, ja mitä sen perusteella käytännössä tehdään? Kuka tiedot analysoi, ja miten havainnot jaetaan muille?

Vasta tämän jälkeen kannattaa aloittaa keskustelu uusista dashboardeista ja raporteista.

On myös hyvä muistaa, että eri kohderyhmille tarvitaan usein hyvin erilaiset raportit. Yritysjohdolle sopii yksinkertainen yhden sivun tiivistelmä johtopäätöksineen, tuote- ja markkinointipäälliköt saavat oman alueensa tarkemman raportin, ja analytiikasta vastaavat omat yksityiskohtaiset näkymänsä sekä koulutusta niiden muokkaamiseen.

Raporttihaaste uudelle vuodelle

Jos tipattomat kvartaalit tai hikiset kuntosalit eivät nappaa, tässä on oiva ehdotus uuden vuoden lupaukseksi: tänä vuonna aion selvittää, mikä liiketoiminnassamme on oikeasti on tärkeää ja miten sitä mitataan. Kun tämä on selvillä, on parantuminen jo hyvässä vauhdissa.

Lisäksi kannattaa luvata, että jokainen vastaanotettu raportti johtaa käytännön päätökseen, jolla parannetaan yrityksen toimintaa ja kasvatetaan myyntiä. Tämän jälkeen ollaan jälleen askelta lähempänä oikeaa datalla johtamista.

Mikäli organisaatiosi ei pysty omin avuin lopettamaan raporttien ongelmakäyttöä, käänny rohkeasti ammattilaisen puoleen.